Nell’era digitale le imprese hanno sempre più la necessità di dematerializzare la cospicua documentazione contabile, non ultimo quella inerente alle note spese e ai relativi giustificativi prodotti dai dipendenti in trasferta e in missione. Ai fini della deducibilità fiscale delle spese di trasferta e missione è richiesta, infatti, la redazione di una nota spese che deve essere sottoscritta dal lavoratore e corredata dai giustificativi validi ai fini fiscali.
L’Agenzia delle Entrate, con gli interpelli n. 403 del 09/10/2019 e n. 417 del 17/10/2019 è intervenuta sull’argomento fornendo chiarimenti sui limiti di digitalizzazione di detta documentazione.
Preliminarmente l’Agenzia individua due fattispecie di documenti, quelli “originali non unici”, cioè quelli che consentono di risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione anche presso terzi, e quelli “originali unici”, quindi non riscontrabili da altre fonti, la cui conservazione digitale necessita di attestazione di conformità all’originale da parte di un pubblico ufficiale (vedasi il Codice dell’Amministrazione Digitale – D. Lgs. 82/2005).
Le note spese e i relativi giustificativi rientrano nella prima fattispecie e quindi, secondo l’Agenzia, sono digitalizzabili a condizione che i documenti informatici soddisfino i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.
Va tuttavia evidenziato che, per le trasferte e missioni estere, sussiste il problema della tracciabilità della documentazione in relazione ai Paesi esteri dove non sussistono accordi di reciproca assistenza in materia fiscale o ove non sia assicurato un effettivo scambio di informazioni. In tal caso i giustificativi prodotti rientrano nell’ambito dei documenti originali unici e pertanto non dematerializzabili e conservabili con documenti informatici salvo l’attestazione di conformità da parte di un pubblico ufficiale.